Chapitre 6 - Comment organiser un atelier

Comité de coordination
Résultats anticipés
Appui institutionnel
Documents de base
Ressources humaines
Sélection des participants
Développement du programme d'atelier
Conduite de l'atelier
Collecte des informations qui manquent
Liste de contrôle pour l'organisation d'un atelier
Références

On prévoit que des ateliers se servant de la Méthodologie d'Evaluation auront lieu dans des pays du tiers monde, sous l'égide d'une ou de plusieurs institutions nationales, et que, vraisemblablement, une institution internationale y fournira de l'appui technique. Les participants aux ateliers formeront un groupe interdisciplinaire, comprenant des agriculteurs, des intermédiaires commerciaux, et des professionnels du secteur privé. Un individu ou un groupe sera chargé de la coordination de tous les aspects de l'atelier, y compris la planification, l'exécution et la présentation des résultats aux autorités concernées.

Comité de coordination

Un Comité de Coordination, chargé de l'organisation de l'atelier, devrait se former plusieurs semaines ou même des mois au préalable de l'inauguration de l'événement prévu. Des membres de ce comité devraient être choisis au sein de chacune des institutions de patronage ou d'appui. Le Comité de Coordination doit déterminer les objectifs de l'atelier, identifier la forme d'appui que les institutions/patrons devraient fournir, et s'occuper de l'organisation et de la gestion nécessaires.

Président(e): En tant que chef du Comité de Coordination, le Président est chargé de la communication et de la coordination avec d'autres institutions participant à l'événement, et c'est lui qui supervise tous les sous-comités, qui doit prendre la décision finale pour tout ce qui concerne l'atelier, et qui est responsable de sa réussite ou de son échec.

Secrétariat: Le Secrétariat comprend un coordinateur, sélectionné par le Président, un ou plusieurs secrétaires, un ou plusieurs chauffeurs, et du personnel d'appui (selon le besoin) pour fournir des services tels que le dessin, la polycopie et d'autres services nécessaires. Engagé à plein temps par les institutions patronnes de l'atelier, le Secrétariat fournit tous les services d'appui et d'administration nécessaires aux spécialistes et aux participants à l'atelier. Il prépare toutes les versions des documents à l'ordinateur, les organisant et les gardant en disquette, et il distribue le rapport final lors de la clôture de l'atelier.

Groupes de travail: Préalablement à l'exécution de l'atelier, des Groupes de Travail seront formés pour générer des informations de base dans des domaines tels que la pré-production et les aspects institutionnels, la production, la période post-récolte, et la commercialisation. Chacun de ces groupes aura un coordinateur qui fera partie du Comité de Coordination de l'Atelier. Avant l'atelier, ces coordinateurs prépareront des documents de base à partir de données secondaires dans leurs domaines respectifs afin de les présenter aux autres participants au cours des deux premiers jours de l'atelier. Les quatre coordinateurs des groupes de travail apprendront la Méthodologie d'Évaluation des Filières Agro-Alimentaires afin d'organiser des ateliers similaires pour d'autres produits.

Résultats anticipés

Le Comité de Coordination doit déterminer les objectifs de l'atelier et définir clairement les résultats anticipés. Au cours d'un atelier de deux semaines, les suivants sont des résultats qui sont susceptibles d'être obtenus:

1. Des documents de base descriptifs et quantitatifs au sujet du produit en question, y compris des aspects concernant les institutions, la production, la période post-récolte et la commercialisation.

2. L'identification de problèmes importants qui influencent la filière.

3. La détermination de l'importance et des causes des pertes post-récolte ainsi que d'autres problèmes se manifestant dans la filière.

4. L'identification de projets appropriés et d'interventions susceptibles de résoudre les problèmes identifiés.

5. La définition d'une stratégie ou d'un plan pour le développement de solutions et l'exécution des actions.

6. La formation de professionnels au niveau de la nation en matière de méthodes d'évaluation des filières.

7. La formation des participants pour qu'ils comprennent mieux la filière et tout ce qui s'y rapporte.

La réalisation des ces résultats nécessitera un réel engagement de la part des institutions patronnes au niveau des ressources humaines et financières. Elle nécessitera également une bonne organisation, des animateurs/spécialistes efficaces et des participants travailleurs.

Appui institutionnel

L'impact de l'atelier dépendra beaucoup de la nature de l'appui offert par les institutions. Si les participants y assistent à mi-temps et si l'appui institutionnel est faible, les participants comprendront que leurs institutions respectives ne considèrent pas que l'atelier constitue un stage de formation très sérieuse. Par conséquent, le niveau de connaissances acquises et de transfert de compétences sera plutôt bas. Cependant, si les participants sont dispensés de leur devoirs journaliers, s'ils ont la permission d'y assister à plein temps, et si on leur dit qu'ils devront appliquer la méthodologie au cours de leurs activités à l'avenir, les résultats seront beaucoup plus positifs.

L'appui nécessaire de la part des institutions patronnes peut se résumer de la façon suivante:

Participants: Tous les participants doivent participer aux événements à plein temps pendant toute la durée de l'atelier. Cette règle s'applique également au personnel d'appui dans les domaines de l'administration et du secrétariat.

Matériel: Les institutions patronnes fourniront tout le matériel nécessaire à la réussite de l'atelier. Ceci comprendra le transport pour l'animateur/spécialiste, le personnel administratif et les voyages d'étude; des projecteurs de diapositives et des rétroprojecteurs; l'accès aux équipements photographiques pour la documentation de la filière; au moins une unité de traitement de texte; l'accès aux services de photocopie; et d'autres qui s'avéreront nécessaires.

Matériaux: Les participants et le personnel administratif doivent avoir accès aux matériaux nécessaires à la réalisation de leurs devoirs. Ceci comprendra des articles tels que des blocs, des crayons, de la pellicule pour faire des diapositives, des feuilles à utiliser avec le rétroprojecteur, des chevalets, des disquettes, des classeurs et du papier pour les documents, etc.

Repas: Pendant toute la durée de l'atelier, il faut faire des dispositions pour que les participants prennent le déjeuner ensemble. Cela facilitera l'observation rigoureuse du programme - ce qui est essentiel si l'on veut obtenir de bons résultats. Etant donnée la nature intensive de l'atelier, des pauses-café avec des rafraîchissements seraient souhaitables au cours de la matinée et de l'après-midi. Ces pauses serviront également à créer des rapports amicaux entre les participants.

Frais divers: Suivant le pays et le produit étudié, il se peut qu'il y ait des dépenses imprévues, telles que des honoraires pour les experts, l'achat de petits volumes du produit étudié, et des frais de voyage. Il sera peut-être nécessaire d'embaucher quelqu'un du secteur privé pour préparer des tableaux, des graphiques, des cartes ou d'autres supports visuels. Il faudrait mettre de côté une petit somme pour couvrir ces frais divers.

Documents de base

Les participants aux ateliers comprendront de nombreux spécialistes dans des domaines spécifiques qui, vraisemblablement, n'auront pas beaucoup de compétences dans d'autres disciplines. Par exemple, il est probable que les spécialistes de macro-économique ne s'y connaîtront pas beaucoup en production ou en manutention post-récolte d'un produit donné; les agronomistes et les technologistes alimentaires risquent de ne pas comprendre tout à fait la terminologie économique, tandis que les spécialistes de la commercialisation ne sauront peut-être pas grand-chose au sujet des contraintes constituées par les ravageurs et les maladies.

Pour que les participants prennent conscience de l'état actuel d'un produit particulier, les coordinateurs respectifs des groupes de travail devraient préparer des documents de base avant l'atelier. Au cours des deux premiers jours de l'atelier, les documents de base seront présentés et discutés par les participants. Chaque document de base sera la source d'informations descriptives et quantitatives au sujet du produit en question, tel qu'on a indiqué ci-dessous.

Document de base en macro-économique: comprendra des informations sur l'importance relative du produit particulier dans l'économie; les institutions du secteur public et leurs fonctions et services; les politiques agricoles nationales; les projets' les plans et les programmes spéciaux qui peuvent avoir un impact sur le produit étudié; les programmes et les politiques d'encouragement (taxes, financement, exemptions); les institutions et les organisations du secteur privé et leurs services et fonctions (organisations de producteurs, organisations d'appui à but non-lucratif); les principaux problèmes; etc.

Document de base en production: devrait renfermer des informations sur L'historique de la production nationale du produit étudié; l'utilisation actuelle et éventuelle de la terre et les superficies vouées à l'agriculture; les exigences environnementales du produit; les caractéristiques agronomique; les contraintes actuelles de la production; les systèmes d'exploitation; les semences; les pratiques culturales; les ravageurs et les maladies; les coûts de production; les principaux problèmes et besoins; et d'autres.

Document de base en manutention post-récolte: s'occupera de l'identification et de la description des pratiques de manutention post-récolte; de l'infrastructure et du matériel disponibles; des possibilités et des caractéristiques de la transformation agro-alimentaire; des principaux problèmes et besoins; et ainsi de suite.

Document de base en commercialisation: devrait prendre en considération les importations et les exportations du produit étudié; la demande intérieure et extérieure; les filières de commercialisation; les marges de commercialisation; les caractéristiques de la demande; les tendances de consommation; les coûts de commercialisation; les possibilités commerciales; etc.

Ressources humaines

Spécialiste des filières agro-alimentaires: Un expert en méthodes d'évaluation des filières doit être disponible pendant toute la durée de l'atelier. Cette personne devrait également être à la disposition du Comité de Coordination une semaine au préalable pour les aider à organiser l'atelier.

Les fonctions de ce spécialiste comprendront:

a. La coordination avec le Président pour assurer qu'on dispose de toutes les ressources nécessaires au succès de l'atelier, y compris des participants qualifiés, des matériaux, du transport du matériel, des salles de classe et des bureaux, ainsi que des services de polycopie, du personnel d'appui et du personnel administratif pour arranger les repas, les voyages d'étude, etc.;

b. La présentation globale le premier jour de l'atelier sur la méthodologie d'évaluation des filières agro-alimentaires et les divers outils présentés dans le présent manuel, ainsi que leur utilisation;

c. L'ouverture des séances plénières chaque jour de l'atelier par la présentation de résumés de ce qui a été accompli la veille, de matériaux à étudier, et des résultats anticipés de la journée;

d. La responsabilité de répondre aux questions posées par les participants et les coordinateurs des divers groupes de travail au sujet de la méthodologie et la présentation des résultats;

e. La responsabilité de faire autorité pour tout ce qui concerne les matériaux produits pour et pendant l'atelier, ainsi que d'aider le Comité de Coordination à préparer le rapport final de l'atelier.

f. D'autres fonctions que le Comité de Coordination pourra déterminer.

Planificateurs: Un représentant du secteur agricole (Bureau National de Planification, Ministère de l'Agriculture) impliqué dans la prise de décisions devrait faire Une présentation d'introduction à l'atelier au sujet du plan national de développement à l'égard du produit étudié.

Producteurs: En plus des agriculteurs qui participeront à l'atelier à plein temps, il faudrait sélectionner, à titre de ressources humaines, des producteurs représentatifs ayant des exploitations de différentes tailles et des systèmes d'exploitation différents. Dans l'idéal, on pourrait arranger des voyages d'étude pour visiter leurs fermes. Il faut demander à ces producteurs de discuter des sujets tels que leurs pratiques culturales, les contraintes constituées par les ravageurs et les maladies, les coûts d'opération, les méthodes de manutention post-récolte et de commercialisation, leur manière de prendre des décisions qui influencent l'exploitation, et leurs principaux problèmes et besoins.

Intermédiaires: Suivant le choix du produit à étudier, il faudrait identifier des intermédiaires impliqués dans le transport, la collecte, la vente en gros et en détail, le stockage et l'exportation, et faire les préparatifs nécessaires pour pouvoir aller visiter leurs opérations en voyage d'étude. Il faut demander aux intermédiaires de décrire leurs opérations; de parler de leurs rapports avec les producteurs, avec d'autres intermédiaires, et avec le gouvernement; et d'identifier leurs principaux besoins d'amélioration. Chaque visite devrait comprendre une période vouée aux questions et aux réponses.

Transformation agro-alimentaire: Lorsqu'il s'agit de produits qui sont susceptibles de subir la transformation agro-alimentaire, il faut prendre des dispositions pour aller visiter des usines de transformation et pour discuter avec leurs gérants et administrateurs au sujet de leurs opérations, leurs problèmes et leurs besoins.

Sélection des participants

Tandis qu'il faut ajuster le nombre de participants à l'atelier en fonction des réalités physiques et des circonstances, en général, il ne devrait pas y en avoir plus de vingt-cinq. Les groupes qui sont plus nombreux ont tendance à être difficiles, surtout au cours des visites et des voyages d'étude. Les participants devraient comprendre des producteurs, des intermédiaires, et des spécialistes dans des disciplines telles que: l'économique, l'économie rurale, l'agronomie, l'entomologie, la technologie alimentaire, l'ingénierie, la commercialisation, la sociologie/anthropologie, le développement des ressources et d'autres domaines qui se rapportent à l'étude du produit sélectionné.

Les institutions patronnes de l'atelier constituent une des sources possibles de participants à l'atelier, ainsi que d'autres institutions du secteur public, des organisations ou des compagnies du secteur privé, et la communauté des agriculteurs.

Développement du programme d'atelier

Chaque programme d'atelier sera adapté aux besoins du milieu local et aux ressources disponibles des institutions de patronage. Tandis que la plupart des ateliers auront tendance à se ressembler quant au contenu, le temps consacré à chaque élément va probablement varier. Le programme d'atelier devrait comprendre:

· l'inscription des participants et l'inauguration de l'atelier;

· la présentation de la méthodologie d'évaluation des filières agro-alimentaires;

· la présentation des informations de base sur le produit à étudier;

· l'identification et la collecte des informations qui manquent;

· des voyages d'étude à des fermes et à des installations de manutention post-récolte et de transformation agro-alimentaire;

· la description des différentes composantes de la filière;

· l'analyse et la prioritisation des problèmes se manifestant dans la filière;

· l'identification des concepts de projet et des actions requises;

· la formulation des profils de projet.

Le programme définitif de l'atelier sera déterminé par le Comité de Coordination, aidé par le spécialiste de méthodologie d'évaluation des filières, au cours de la semaine avant l'atelier.

Les périodes de temps vouées aux différents éléments des ateliers menés à bien en Malaisie (Malaysien Agricultural Research and Development Institute, 1988) et au Népal (McCullough and Haggerty, 1989) se trouvent au Tableau 6.1.

Tableau 6.1: Emploi du temps pour des ateliers réalisés en Malaisie (1988) et au Népal (1989)

EMPLOI DU TEMPS: PROGRAMME	ATELIER EN MALAISIE (heures)	ATELIER AU NEPAL (heures)
Inscription	1,0	informelle
Inauguration	1,0	0,5
Présentation globale de la méthodologie des filières agro-alimentaires	2,0	2,0
Présentation des documents de base	4,0	2,0
Analyse des besoins d'informations supplémentaires	2,0	1,5
Collecte des informations supplémentaires	20,0	6,0
Description d'une filière spécifique	14,0	16,0
Analyse des problèmes	15,0	4,0
Identification des solutions alternatives	16,0	4,0
Formulation des projets	8,0	4,0
Analyse du Cadre Logique	4,0	0,0
Total	88,0	40,0

En général, la plupart du temps sera consacrée à la collecte des informations qui manquent, à la description des filières, à l'analyse des problèmes, et à l'identification et la formulation des solutions. Plus il y a d'informations dans les documents de hase (préparés au préalable de l'atelier), moins il y aura de temps nécessaire pour la collecte des informations au cours de l'atelier. Plus il y a de temps disponible vers la fin aie l'atelier, plus il y aura de possibilités de développer des profils de projet détaillés.

Conduite de l'atelier

L'atelier devrait avoir lieu dans une ambiance décontractée, mais la situation doit être assez dynamique et flexible pour qu'on puisse faire des modifications au fur et à mesure que les besoins se manifestent. Chaque atelier devrait comporter un animateur ou facilitateur qui est spécialiste de la communication et de la dynamique des groupes. Cet individu peut être formé dans ces domaines ou tout simplement un leader naturel. Il doit jouer un rôle clef dans l'intégration de ceux qui prennent part à l'atelier pour que tous participent activement à la discussion des problèmes et des solutions. Cette personne peut également aider le Président à résoudre des problèmes de logistique, ou tout autre problème qui pourrait se poser.

A la suite des cérémonies d'ouverture, le spécialiste des méthodes d'évaluation des filières fera une présentation globale de la méthodologie à utiliser au cours de l'atelier, en démontrant comment l'analyse détaillée et systématique peut mener à une évaluation rapide d'une filière agro-alimentaire spécifique. Tout de suite après, les coordinateurs de chacun des groupes de travail présenteront un résumé des informations dans les documents de base. Les besoins d'informations supplémentaires seront évalués ensuite, et les activités suivantes comprendront l'élaboration de questionnaires, ainsi que la planification d'interviews et de visites pour la collecte des informations qui manquent.

Etant donné la difficulté du travail quand les groupes sont trop nombreux, l'assistance plénière devrait se diviser en sous-groupes interdisciplinaires composés de cinq à huit personnes. Chaque sous-groupe devrait comprendre des agriculteurs, des individus qui ont de l'expérience dans les domaines de la manutention post-récolte et de la commercialisation, et des professionnels qui représentent le maximum de disciplines possibles. Lorsque le travail en groupes est nécessaire, i.e., pour la collecte des informations qui manquent, pour l'analyse des problèmes, pour l'identification des concepts de projet et d'autres solutions, ainsi que pour la formulation des profils de projet, il faut se diviser en sous-groupes. Chaque sous-groupe doit choisir son propre coordinateur et son propre rapporteur pour présenter les rapports au cours des séances plénières.

Les séances plénières s'imposent chaque fois qu'il faut introduire de nouvelles informations ou méthodologies, ou de nouveaux instruments de travail. Les séances plénières plus étendues sont nécessaires pour la présentation et la discussion des résultats obtenus en groupes de travail, et pour poursuivre des activités d'intérêt mutuel, telles que le brain-storming.

De temps en temps, le facilitateur de l'atelier et le Comité de Coordination devraient évaluer les progrès effectués. Au cas où certaines séances deviendraient ennuyeuses ou peu productrices, on pourrait y substituer un voyage d'étude, ou bien introduire de nouveaux matériaux afin de stimuler le groupe. L'ordre de présentation des sujets est également susceptible de modification suivant les besoins spécifiques des participants.

L'atelier typique s'étendra sur une période de deux semaines, mais on peut le raccourcir ou le prolonger selon les détails voulus, les ressources disponibles, et la complexité des filières étudiées.

Collecte des informations qui manquent

Le Chapitre 3 comporte une description détaillée des sortes d'information à obtenir au sujet de chacune des composantes pertinentes d'une filière donnée. La Comparaison des points de référence du Chapitre 3 avec les documents de base présentes par les groupes de travail fournira une indication des informations qui manquent et qui doivent être rassemblées. Il est possible d'obtenir quelques-unes de ces informations à partir de documents secondaires. D'autres sont susceptibles d'être collectées au cours des visites chez les producteurs, les intermédiaires, les exportateurs ou d'autres participants à la filière. Au cas où des questionnaires seraient nécessaires, les exemples fournis à l'Annexe 1 pourraient être d'une grande utilité.

Chacun des groupes de travail déterminera ses propres spécifications quant aux informations voulues, et chacun développera des moyens pour se les procurer pendant la période de temps vouée à cette activité. Il y aura des cas où il ne sera pas possible de rassembler les informations nécessaires dans la courte période de temps disponible. En ces cas-là, il faut recommander le développement de programmes de recherches long terme à poursuivre après le fin de l'atelier.

Liste de contrôle pour l'organisation d'un atelier

Afin de faciliter l'organisation de l'atelier et pour être certain que tous les membres du Comité de Coordination et tous les représentants des institutions chargées de la prise des décisions soient au courant des progrès effectués vers sa réalisation, il faut faire et maintenir une liste de contrôle des activités se rapportant à l'atelier. Le Président du Comité de Coordination, ainsi que chacun des membres, devrait se munir d'un exemplaire de cette liste de contrôle. Le Formulaire 6.1 comporte une tisse de contrôle à titre d'exemple.

Formulaire 6.1: Liste de contrôle pour l'organisation d'un atelier

ACTIVITES PREVUES		DATE ACCOMPLIE	PERSONNE RESPONSABLE
1. Demande formelle d'organisation de l'atelier
2. Identification de l'appui institutionnel
3. Choix du produit à étudier
4. Choix de la zone agricole à étudier
5. Choix des participants
6. Création du comité de coordination
7. Préparation des documents de base:
	- macro-économique
	- production
	- post-récolte
	- commercialisation
8. Identification des informations qui manquent:
	- macro-économique
	- production
	- post-récolte
	- commercialisation
9. Arrivée du spécialiste de la méthodologie d'évaluation des filières
10. Choix des spécialistes au niveau national:
	- politiques
	- production
	- post-récolte
	- commercialisation
11. Préparation du programme d'atelier
12. Choix du secrétariat
13. Matériaux et équipements:
	- papier, etc.
	- projecteurs/caméra
	- transport
	- ordinateur/traitement de texte
	- matériel de polycopie
	- autre
14 Préparatifs pour les repas
15. Préparatifs pour le transport
16. Exécution du programme d'atelier

Références

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